Понедельник, девять утра. Выручка лежит в 1С, сделки в CRM, план продаж в таблице у коммерческого директора, остатки знает склад. Свежие цифры по закупкам кто-то обещал прислать после обеда.
Чтобы ответить на простой вопрос «как прошла неделя», один из сотрудников полдня сводит выгрузки в Excel.
Когда отчёт наконец готов, цифры в двух файлах не сходятся, и полчаса планёрки уходит на выяснение, чья версия правильная. А решения ждать не будут: какой товар дозаказать, кому из менеджеров помочь, где просела маржа.
Их принимают по ощущениям, по памяти, по последнему разговору. Иногда угадывают. Иногда платят за ошибку весь следующий квартал.
Мы собираем управленческую отчётность так, чтобы эти полдня исчезли. Данные из 1С, CRM и таблиц попадают в одну систему без ручного сведения, показатели считаются по правилам, о которых договорились заранее, а руководитель открывает дашборд и видит картину бизнеса без звонков и пересылок.
Коротко о главном
- Данные из 1С, CRM и таблиц собираются сами, без ручного сведения.
- По любой цифре видно, откуда она взялась: можно дойти до исходного документа.
- Три пути: готовый сервис, решение на нашей базе или разработка с нуля.
- Перед запуском сверяем цифры с отчётами, которым вы уже доверяете.
Что руководитель видит утром
Хорошая бизнес-аналитика начинается не с графиков, а с вопросов, на которые вы ищете ответ каждую неделю. Поэтому сначала мы разбираемся, какие решения вы принимаете и каких цифр для них не хватает.
Чаще всего в управленческую отчётность входят:
- Продажи, выручка и маржа по направлениям, филиалам, менеджерам и товарам.
- План-факт по KPI компании, отделов и сотрудников, где отклонение видно сразу, а не в конце месяца.
- Клиенты: кто покупает регулярно, кто стал заходить реже, кто ушёл.
- Товары и склад: что продаётся, что лежит без движения, что пора дозаказать.
- Закупки, поставщики и логистика.
- Отчёты по расписанию, которые сами приходят на почту.
Любую цифру на экране можно раскрыть до первоисточника: от общей выручки к менеджеру, от менеджера к клиенту, от клиента к конкретному документу.
Когда понятно, откуда взялось число, спорить о нём перестают и начинают обсуждать, что делать.
Три пути к управленческой отчётности
Не каждой компании нужна своя система, и мы не станем её продавать, если задачу закрывает готовый сервис.
Начинаем с самой простой ступени, которая решает вашу задачу, и поднимаемся выше, только когда это оправдано.
Ступень 1
Готовый сервис
KPI-Cloud.pro: подключаем и настраиваем показатели, справочники и отчёты под компанию.
Подходит, когда нужен быстрый старт, а задачи близки к типовым для торговли и дистрибуции.
Ступень 2
Решение на нашей базе
Система на основе наработок KPI Cloud, собранная под ваши процессы, при необходимости с установкой на ваших компьютерах или сервере.
Подходит, когда у вас свои показатели и источники и важно, чтобы данные не уходили в облако.
Ступень 3
Разработка с нуля
Своя система аналитики любого масштаба.
Подходит, когда процессы сложные, источников и интеграций много, а впереди рост.
Готовый сервис: KPI-Cloud.pro
BI-систему KPI Cloud создала наша команда, поэтому мы знаем её изнутри. Это сервис для торговых и дистрибуционных компаний. В нём есть:
- конструктор дашбордов;
- дерево KPI с формулами и порогами;
- аналитика продаж и конструктор отчётов;
- роли и права доступа, вплоть до того, что менеджер видит только своих клиентов.
Работать с ним можно в облаке или на вашем сервере.
KPI-Cloud.pro не жёсткая коробка. Справочники, показатели, роли и отчёты конфигурируются под бизнес, а если какого-то функционала не хватает, дорабатываем его по запросу.
Чтобы понять, подходит ли сервис вам, можно запросить демонстрацию KPI Cloud и попробовать его в пробный период. Как шла работа над платформой, рассказываем в кейсе KPI Cloud.
Решение на нашей базе: локальная система аналитики
Бывает, что облако не подходит. Компания не хочет хранить данные о продажах и клиентах на внешних серверах, а отчёты ей нужны свои, под её ассортимент и её поставщиков. Именно такую систему мы собираем для одной из торговых компаний.
Это KPI Cloud lite, локальная программа аналитики, которая выросла из проекта KPI Cloud. Она берёт выгрузки из 1С и показывает продажи, клиентов, поставщиков, логистику и склад.
- Работает без интернета, данные компании в облако не уходят.
- История загрузок накапливается, неудачную загрузку можно откатить.
- Качество данных проверяется до того, как цифры попадут в отчёт.
На заметку. Проект продолжает развиваться. Для следующей компании это будет не копия, а похожая система под её показатели и источники: наработки сокращают путь на старте, а логику отчётов мы выстраиваем заново, под вас.
Разработка с нуля
Когда процессы сложные, источников много, а аналитика должна стать частью большой внутренней системы, проектируем решение с нуля.
Начинаем с того же вопроса: какие решения система должна поддерживать. Дальше архитектура, интеграции, роли и права, интерфейс, которым удобно пользоваться каждый день.
Если вместе с отчётностью нужно навести порядок в самих процессах, подключаем направление автоматизации и интеграций.
Откуда берём данные
Руководителю не нужно знать, как устроен обмен. Ему нужно, чтобы цифры в отчёте совпадали с цифрами в 1С.
Поэтому данные забираем там, где они уже есть, и не заставляем сотрудников вводить их второй раз:
- 1С: выгрузки по расписанию, файлы или веб-сервис, как правило без переделки вашей конфигурации.
- Таблицы: Excel, CSV и Google Таблицы.
- Файлы по FTP и SFTP.
- Внешние системы через REST API.
CRM, базы данных, маркетплейсы, веб-аналитику и другие сервисы подключаем по запросу. Если готового способа обмена нет, делаем свой.
Заявки и заказы с сайта тоже можно завести в отчётность, а если сайт пора обновить, этим занимается наша разработка сайтов.
Важно. Перед запуском сверяем цифры системы с отчётами, которым вы уже доверяете. Если они расходятся, ищем причину, пока не сойдутся. Без этого шага дашбордом быстро перестают пользоваться, и мы его не пропускаем.
Как проходит проект
- Разговор о решениях. Выясняем, какие вопросы вы задаёте себе каждую неделю и какие показатели на них отвечают.
- Разбор источников. Смотрим, где лежат данные, насколько они полные и как часто обновляются.
- Выбор пути. Предлагаем готовый сервис, решение на нашей базе или разработку с нуля и объясняем почему. Если бюджет ограничен, делим проект на этапы.
- Прототип на ваших данных. Показываем первые дашборды на реальных цифрах, а не на картинках из презентации.
- Подключение и сверка. Настраиваем регулярную загрузку, проверяем расчёты, фиксируем правило подсчёта каждого показателя.
- Запуск и обучение. Настраиваем роли и доступы, показываем команде, как работать с отчётами.
- Развитие. Добавляем показатели и отчёты, когда у бизнеса появляются новые вопросы.
Что остаётся у вас после запуска
- Дашборды и отчёты, которые обновляются сами, без ручного сведения.
- Описание показателей: как считается каждая цифра и откуда она берётся.
- Роли и права доступа, при которых каждый видит свою часть данных.
- Доступы и документация, а для систем, разработанных под вас, ещё и исходный код.
- Обучение сотрудников и подробные инструкции по запросу.
Аналитика живёт, пока ей пользуются. Через месяц появится новый вопрос, через полгода новый филиал или новый источник данных.
Удобнее, когда этим занимается команда, которая систему делала: нам не нужно заново разбираться, как она устроена. Что входит в такую работу, рассказываем на странице сопровождения и доработки.
Сколько стоит бизнес-аналитика
Стоимость считаем после разбора задачи. На неё влияют:
- Выбранный путь: готовый сервис, решение на нашей базе или разработка с нуля.
- Число источников данных и их состояние.
- Количество показателей, отчётов и ролей.
- Установка на ваш сервер или компьютеры, если она нужна.
- Объём доработок и сопровождения после запуска.
Если бюджет ограничен, предложим, с каких отчётов начать, чтобы польза появилась быстрее, а остальное перенесём на следующий этап.
Следующий понедельник. Вы открываете дашборд, пока закипает чайник, видите, что два направления из трёх идут по плану, и уже знаете, о чём спросить на планёрке.
Если хочется так же, расскажите, где сейчас живут ваши цифры и какие решения вы принимаете чаще всего. Мы предложим, с какой ступени начать.
